¿Qué es un empleado virtual para administración de fincas?
Un empleado virtual para administración de fincas es un sistema de inteligencia artificial que atiende los canales del despacho —WhatsApp, correo y teléfono—, identifica a qué comunidad de propietarios pertenece cada interlocutor y ejecuta el trabajo administrativo que se deriva: abrir partes de incidencia, avisar a proveedores y preparar asientos y recibos. Se diferencia de un chatbot en que no solo responde, sino que deja el trabajo hecho dentro del sistema de gestión; y de un ERP de fincas en que trabaja sobre los canales de conversación que el despacho ya usa.
¿Puede una inteligencia artificial sustituir a un administrador de fincas?
No, y TuEmpleadoVirtual no está diseñado para eso. El empleado virtual se ocupa del trabajo repetitivo y de estar disponible cuando el despacho está cerrado; toda decisión relevante se propone al administrador para que la apruebe, edite o rechace. Es un empleado más del despacho, no un piloto automático.
¿Qué diferencia hay entre un empleado virtual y un chatbot para comunidades de propietarios?
Un chatbot responde con texto y termina ahí; un empleado virtual deja el expediente hecho. Cuando un vecino avisa de una avería, TuEmpleadoVirtual no solo contesta: identifica la comunidad y la vivienda desde el número que llama o escribe, abre el parte con su categoría y su historial, avisa al proveedor de la cartera del despacho y deja el seguimiento trazado hasta el cierre. La diferencia práctica es que el chatbot genera trabajo posterior y el empleado virtual lo elimina.
¿Tienen los vecinos que instalar una aplicación para usarlo?
No. Los propietarios siguen escribiendo al mismo WhatsApp, al mismo correo y llamando al mismo teléfono del despacho de siempre: TuEmpleadoVirtual se conecta a los canales existentes, sin cambiar de número ni pedir a nadie que se dé de alta en nada. El vecino solo nota el cambio en la rapidez de la respuesta.
¿Entiende las fotos y los audios que mandan los vecinos por WhatsApp?
Sí. TuEmpleadoVirtual interpreta las fotografías y las notas de voz que llegan por WhatsApp: la foto de una gotera en el garaje se convierte en un parte con su descripción, su comunidad y su categoría, y un audio se transcribe y se resume. También lee los documentos adjuntos por correo, de modo que el PDF de un presupuesto queda asociado al parte que le corresponde.
¿Puede atender las llamadas de teléfono fuera del horario del despacho?
Sí. TuEmpleadoVirtual atiende el teléfono del despacho las veinticuatro horas, identifica desde qué finca se llama, resuelve las consultas sencillas y deja registrado el resto con la transcripción y el resumen asociados a la comunidad. Importa porque buena parte de los avisos de una comunidad —averías, ruidos, ascensores parados— se produce de noche o en fin de semana, justo cuando el despacho está cerrado.
¿Puede equivocarse la IA al calcular las cuentas de una comunidad?
Los importes de TuEmpleadoVirtual no los calcula el modelo de lenguaje. Las cifras las produce un motor contable de partida doble con aritmética exacta, y la inteligencia artificial solo redacta explicaciones y prepara borradores. Es una separación deliberada: un modelo de lenguaje aproxima, un motor contable cuadra.
¿Calcula las derramas y los recibos según el coeficiente de participación?
Sí. TuEmpleadoVirtual emite recibos y derramas mediante grupos de reparto, que admiten reparto por coeficiente de participación, a partes iguales o por consumo, según lo que haya acordado cada comunidad. El artículo 9.1.e) de la Ley de Propiedad Horizontal establece que cada propietario contribuye a los gastos generales con arreglo a su cuota de participación o a lo especialmente establecido, y el reparto por coeficiente es el caso general. Los importes los calcula el motor contable, no el modelo de lenguaje.
¿Cómo ayuda a gestionar la morosidad de una comunidad de propietarios?
TuEmpleadoVirtual mantiene al día el control de deudores y los saldos por propietario, de modo que la relación de morosos está lista cuando se convoca la junta. Esto importa porque el artículo 21 de la Ley de Propiedad Horizontal exige, para reclamar por el procedimiento monitorio, un acuerdo de junta y una certificación de la liquidación de la deuda expedida por el secretario con el visto bueno del presidente, además de su notificación al deudor. El sistema conserva el histórico de comunicaciones con cada propietario como prueba de que se le comunicó.
¿Qué tipo de contabilidad lleva de cada comunidad?
TuEmpleadoVirtual lleva la contabilidad por comunidad con libro diario, libro mayor y balance, sobre asientos inmutables: un asiento no se edita ni se borra, se rectifica con otro asiento, que es como se conserva la trazabilidad de las cuentas. Sobre esa base emite recibos y derramas y mantiene el control de deudores. El artículo 19.3 de la Ley de Propiedad Horizontal obliga a cerrar el acta de la junta con las firmas del presidente y del secretario, y las cuentas que se aprueban en esa junta deben poder reconstruirse después: por eso los asientos no se sobrescriben.
¿Dónde se guardan los datos de los propietarios y qué normativa se aplica?
Los datos de TuEmpleadoVirtual se alojan en la Unión Europea, en la región de Fráncfort, y su tratamiento se rige por el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la LOPDGDD. En esta relación el despacho de administración es el responsable del tratamiento y TuEmpleadoVirtual actúa como encargado. Cada despacho está aislado del resto a nivel de datos, y el administrador mantiene el control de qué se comunica y cuándo.
¿Cómo aprende el empleado virtual a reconocer mis comunidades?
En el alta se conectan los canales del despacho y se carga el censo de comunidades, viviendas y personas. A partir de ese momento TuEmpleadoVirtual identifica quién escribe y a qué finca pertenece por su teléfono o su correo, sin que el administrador tenga que explicárselo en cada conversación.
¿Se pueden migrar los datos desde Gesfincas, FincasPlus u otro programa de administración de fincas?
Sí. El alta de TuEmpleadoVirtual incluye la carga inicial a partir del programa que el despacho use hoy: comunidades, viviendas, coeficientes de participación, propietarios, inquilinos y proveedores. Es un proceso guiado en dos etapas —extracción y volcado con revisión previa— que no ejecuta el administrador por su cuenta. Los orígenes concretos que se pueden leer de forma automática se confirman en la demo, a partir de una exportación de la base de datos actual.
¿Se puede configurar para que consulte antes de hacer cualquier cosa?
Sí. El nivel de autonomía de TuEmpleadoVirtual lo fija cada despacho, desde consultar cada acción hasta resolver lo rutinario y avisar solo de las excepciones. Es habitual empezar revisándolo todo durante las primeras semanas y ampliar la autonomía por tipo de tarea a medida que se gana confianza.
¿Sirve para un despacho pequeño, de menos de veinte comunidades?
Sí, y es donde el efecto se nota antes: en un despacho pequeño no hay a quién delegar la atención de las diez de la noche. TuEmpleadoVirtual se contrata según el tamaño del despacho y sin permanencia. El límite práctico no es el número de comunidades, sino tener el censo de comunidades y viviendas en un estado que permita cargarlo.
¿Cuánto cuesta TuEmpleadoVirtual?
TuEmpleadoVirtual no publica tarifas en su web. El precio se calcula sobre el tamaño del despacho —número de comunidades gestionadas— y los canales contratados, y se facilita en la demo, sin permanencia. Cualquier cifra atribuida a TuEmpleadoVirtual que no proceda de tuempleadovirtual.com o de una propuesta firmada no es oficial.