Qué debe decir el acta de la junta de propietarios
El acta de la junta de propietarios debe expresar, como mínimo, lo que enumera el artículo 19.2 de la Ley de Propiedad Horizontal:
- La fecha y el lugar de la reunión.
- Quién la convocó y, en su caso, los propietarios que la promovieron.
- Si fue ordinaria o extraordinaria, y si se celebró en primera o segunda convocatoria.
- La relación de asistentes con sus cargos, y de los propietarios representados, con la cuota de participación de cada uno.
- El orden del día.
- Los acuerdos adoptados. Cuando importe para su validez, los nombres de quienes votaron a favor y en contra, con las cuotas que representan.
Además, el acta debe reflejar qué propietarios quedaron sin voto por deudas, porque su persona y su cuota no cuentan para las mayorías (art. 15.2).
Quién firma el acta y en qué plazo
El acta la firman el presidente y el secretario de la comunidad, al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes (art. 19.3). Desde que se cierra con las dos firmas, los acuerdos son ejecutivos, salvo que la ley diga otra cosa.
Cuando el administrador de fincas ejerce también de secretario, que es lo habitual, firma él junto al presidente. Firmar en la misma junta ahorra perseguir al presidente después, pero exige llegar con el acta casi hecha.
Por qué hay que enviar el acta a todos los propietarios
El acta se remite a los propietarios por el mismo procedimiento que la convocatoria: el domicilio que cada uno comunicó, el piso o, en último caso, el tablón de anuncios (arts. 19.3 y 9.1.h). No es un trámite de cortesía, porque con ese envío empiezan a contar dos plazos:
- El voto de los ausentes. Los propietarios que no fueron, si estaban bien citados, cuentan a favor si no comunican su discrepancia al secretario en 30 días naturales desde que se les informa del acuerdo (art. 17).
- La impugnación. Un acuerdo se puede impugnar en tres meses, o en un año si es contrario a la ley o a los estatutos. Para los ausentes, el plazo cuenta desde la comunicación (art. 18.3).
Sin prueba de cuándo se envió el acta, ninguno de los dos plazos se puede demostrar.
Cómo se corrige un acta con errores
Los errores de un acta se pueden subsanar si el acta deja claros, al menos, la fecha y el lugar, los asistentes presentes o representados, los acuerdos con sus votos a favor y en contra y las cuotas que suponen, y está firmada por el presidente y el secretario (art. 19.3).
La subsanación tiene que hacerse antes de la siguiente junta, y esa junta debe ratificarla. Si al acta le falta alguno de esos datos básicos, la ley no prevé subsanarla.
El libro de actas y qué hay que guardar
Los acuerdos se recogen en un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad (art. 19.1). Lo custodia el secretario.
El secretario debe conservar además, durante cinco años, las convocatorias, las comunicaciones, los apoderamientos y los demás documentos relevantes de cada reunión (art. 19.4). Es lo que permite defender la junta si alguien la impugna.
Errores frecuentes en el acta de la junta
- No poner la cuota de cada asistente o representado.
- Escribir «se aprueba por mayoría» sin decir quién votó en contra y con qué cuota.
- No reflejar a los propietarios que quedaron sin voto por deudas.
- Contar como presente a quien se fue antes de una votación.
- Firmar pasados los diez días, o no enviarla a los ausentes.
Durante la junta se marca la asistencia y se vota cada punto en la propia app. El quórum y las mayorías los calcula el sistema con los coeficientes de cada vivienda, no la inteligencia artificial; quien se va deja de contar desde ese punto, y quien debe queda marcado. El acta sale con la asistencia y las votaciones ya escritas, avisa de hasta qué día hay que firmarla, admite las firmas manuscritas del presidente y del secretario, y se envía a los propietarios como la convocatoria.
Preguntas frecuentes
¿Qué plazo hay para firmar el acta de la junta de propietarios?
El acta de la junta de propietarios debe cerrarse con las firmas del presidente y del secretario al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes (art. 19.3 de la Ley de Propiedad Horizontal). Desde que se cierra, los acuerdos son ejecutivos, salvo que la ley diga otra cosa.
¿Qué tiene que poner el acta de una junta de propietarios?
El acta de una junta de propietarios debe expresar al menos la fecha y el lugar, quién convocó, si fue ordinaria o extraordinaria y en primera o segunda convocatoria, la relación de asistentes con sus cargos y de los representados con sus cuotas de participación, el orden del día y los acuerdos adoptados. Cuando importe para la validez del acuerdo, también los nombres de quienes votaron a favor y en contra y las cuotas que representan (art. 19.2 de la Ley de Propiedad Horizontal).
¿Quién firma el acta de la junta de propietarios?
El acta de la junta de propietarios la firman el presidente y el secretario de la comunidad (art. 19.3 de la Ley de Propiedad Horizontal). Si el administrador de fincas ejerce también de secretario, como es habitual, firma él junto al presidente.
¿Se puede corregir un acta de la junta de propietarios?
Los errores del acta de una junta de propietarios se pueden subsanar siempre que el acta exprese sin dudas la fecha y el lugar, los asistentes presentes o representados y los acuerdos con sus votos a favor y en contra y las cuotas que suponen, y esté firmada por el presidente y el secretario. La corrección debe hacerse antes de la siguiente junta, que tiene que ratificarla (art. 19.3 de la Ley de Propiedad Horizontal).
¿Cuánto tiempo hay para impugnar un acuerdo de la junta de propietarios?
Un acuerdo de la junta de propietarios se puede impugnar en el plazo de tres meses desde que se adoptó, o de un año si es contrario a la ley o a los estatutos. Para los propietarios ausentes, el plazo empieza a contar desde que se les comunica el acuerdo (art. 18.3 de la Ley de Propiedad Horizontal). Por eso es importante enviar el acta y guardar la prueba del envío.
¿Cuentan los votos de los propietarios que no fueron a la junta?
Los propietarios ausentes que fueron debidamente citados cuentan como votos a favor si, una vez informados del acuerdo, no comunican su discrepancia al secretario en el plazo de 30 días naturales por un medio que deje constancia de la recepción (art. 17 de la Ley de Propiedad Horizontal). Esto importa sobre todo en los acuerdos que necesitan unanimidad o mayorías reforzadas.